Egyszerűnek tűnik, igaz? Szükségem van virtuális asszisztensre?
A való élet azt mutatja, hogy a felismerés talán az egyik legnehezebb része a folyamatnak.
Sokan azért nem gondolkodnak el rajta, mert még soha nem hallottak a virtuális asszisztens szolgáltatásról. A tengerentúlon és Indiában jelentős számú virtuális asszisztens munkálkodik, az idei évre az jósolják, hogy az USA-ban a munkavállalók 40 %-a fog távmunkában dolgozni.Ebbe a számba természetesen beletartoznak azok a munkavállalók is, akik alkalmazottak, de otthonról dolgoznak.
Önmagában a „home-office” rendszer is egyre nagyobb teret hódít, és ma már nem csupán a vezető beosztásban dolgozók kiváltsága. A munkáltatók is felismerik, hogy sokszor az otthoni környezet nagyon pozitív hatással lehet a munkavégzésre.
Virtuális asszisztenssel dolgozni és együttműködni hasonló bizalmi kapcsolatban lehetséges, mint a távolról dolgozó alkalmazottunkkal. Hogyan választunk alkalmazottat? Hasonlóképpen tudunk va-t is választani.
Mik azok a feltételek, amelyeknek teljesülnie kell a kiválasztás során?
Lehet, hogy túl egyszerűnek fog tűnni a felvetés, de az első és legalapvetőbb feltétel:
1.) A szimpátia: ahogy az állásinterjúk során, úgy a virtuális asszisztens kiválasztásában is elsődleges a kölcsönös szimpátia. Ez a szolgáltatás- a szerződéses hátteren felül- bizalmi kapcsolaton alapszik, hiszen a hatékony munkavégzéshez szükséges, hogy bizalmas adatokat adjunk át.
2.) Tisztában legyünk azzal, hogy mit szeretnénk kiszervezni.
Ehhez a ponthoz azt javaslom, hogy gondoljuk át, hogy mik azok a feladatok, amikkel egy személyi asszisztenst megbíznék?
- nyilvántartások kezelése
- levelezés
- utazás szervezés
- ügyfélszolgálat
- ügyfélkommunikáció
- naptárkezelés
Ezeket a teendőket nagy valószínűséggel egy virtuális asszisztens is el tudja végezni. Gondoljunk csak bele, hogy külföldi tartózkodás során is ugyanígy teszünk. Megkérjük az asszisztensünket, hogy szűrje a leveleinket, egyeztesse le a találkozóinkat, foglaljon nekünk egy asztalt az adott város belvárosában.
Innen nézve, már nem is olyan földtől elrugaszkodott ötlet egy home office-ban dolgozó vállalkozóra bízni a feladataink egy részét, hiszen a kiszervezést, még ha nem is neveztük így, már el is kezdtük.
3.) Kommunikáció
Ezt a pontot nem is kell talán nagyon részletezni. A rengeteg előny mellett a virtuális asszisztenssel való közös munkát a kezdetekben a nem megfelelő kommunikáció nehézkessé teheti. A tapasztalat azt mutatja, hogy az első egy-két megbeszélés alkalmával, ha a megbízó fél megfogalmazza a kételyeit, kérdéseit és el is mondja őszintén, az magával hozza természetes módon a gördülékeny kommunikációt. A vállalkozásod sikere az asszisztensed fő mozgatórugója.
Közös munka, közös cél, nagy segítség.
Asszisztenspont. Virtuális asszisztencia. Pont most, pont Neked.
