Hogyan győzhetjük le ezeket és mi a megoldás?
Arról, hogy miért is jó és előnyös virtuális asszisztenssel dolgozni már sok cikk született és könnyen fel is lehet sorolni ezeket:
- projektmunkára is felkérhető határozott időre
- kevesebb adminisztráció
- specifikusabb szolgáltatás
- rugalmasság
- proaktivitás
- számlaképesség és még sorolhatnám.
De mi az az 5 legfontosabb tényező, ami megálljt parancsol Neked, mielőtt zöld utat adsz egy virtuális asszisztensnek?
- Félelem az ismeretlentől
- Bizalmatlanság
- Képességek hiánya
- Nem megfelelő elszámolás
- Távolság
Kifejtem bővebben is:
- Félelem az ismeretlentől: az emberek többsége hagyománytisztelő, és ha egy asszisztensre gondolunk, akkor szeretnénk, hogy személyesen is láthassuk, a virtuális szó idegennek, személytelennek hangzik.
Megoldás: hívjuk magunkat (a virtuális asszisztenst) vállalkozás támogatónak. Máris könnyebben megérthető, hogy a virtuális asszisztens a Te vállalkozásod hivatott segíteni, egy olyan vállalkozói partner, aki egy adott projektedben, vagy akkor hosszabb távon segít Neked, amikor már úgy érzed, hogy egyedül kevés lennél egy nagyobb feladathoz.
- Bizalmatlanság: ez is mélyen gyökerezik az emberek többségénél, valahogy sokszor csak azt a módszert tartjuk jónak, amit mi használunk. „Ezt csak én tudom megcsinálni!”
Megoldás: legyen egy rövidebb „próbaidő”, nézzük meg, hogy megy a közös munka, haladunk-e előre, meg van-e a kapocs? Beszéljünk erről, és ha úgy érezzük, hogy minden rendben, akkor hajrá, mehet is tovább a hatékony együttműködés!
- Képességek hiánya: minden vállalkozás specifikus, ahogy a vállalatirányítási rendszerek is azok. Hogyan fogom tudni ezt átadni egy külsősnek? Rengeteg idő, inkább hagyjuk is az egészet! Ha alkalmazottat keresünk, nagyon kevés szerencsés helyzettől eltekintve- az új felvételis sem fog mindent tudni már az első napon. Ezt el is fogadjuk, betanítjuk majd bevezetjük a vállalati kultúrába.
Megoldás: az a jó hírem van, hogy a virtuális asszisztens rövid betanulás/betanítás után már munkába is tud állni. Miért? A feladatok elvégzéséhez szükséges programoknak, feltételeknek Ő maga is utána fog járni, hiszen neki is érdeke, hogy gördülékenyen menjen a közös munka. Ha adunk neki egy biztos alapot (jelszavak, alapvető beállítások, kontaktok), akkor biztosak lehetünk abban, hogy a többi részt amennyire csak lehet, meg fogja próbálni megoldani önállóan.
- Nem megfelelő elszámolás: ez is fontos téma, kapcsolódik a bizalmatlansághoz is.
Megoldás: ehhez nem is tudok mást hozzátenni, mint hogy az emberi és munka kapcsolataink terén is szükséges egy alapvető bizalom, ha ez hiányzik, nagyon meg tudja nehezíteni a munkát.
- Távolság: miért nem ül itt mellettem az irodában? Mi van, ha most azonnal szükségem van rá és nem tudom elérni?
Megoldás: meg kell állapodni már a közös munka legelején arról, hogy ki milyen felületet preferál a kommunikációhoz. Email, facebook , telefon? Illetve arról is, hogy mikor kereshetjük egymást? Ha ez a megállapodás meg van, akkor biztosan meg leszünk elégedve a megoldással és nem lesz hiányérzetünk.
