Virtuális asszisztens feladatai
1.) Virtuális asszisztens feladatai
-Mit szervezhetünk ki a virtuális asszisztenseknek-
2.) Általános, személyi asszisztencia jellegű feladatok
3.) Virtuális asszisztensként a közösségi médiában
4.) Virtuális vagy online asszisztens további szolgáltatások
5.) Pénzügyi, könyvelés előkészítési feladatok virtuális asszisztensként
6.) Utazásszervezés és turizmus területén milyen feladatokat láthat el egy virtuális asszisztens?
7.) Hogyan adjam át a feladatokat a virtuális asszisztensnek?
Delegálj gyorsan és hatékonyan!
8.) Virtuális asszisztensi feladatok árazása
1.Virtuális asszisztens feladatai
-Mit szervezhetünk ki a virtuális asszisztenseknek-
A virtuális asszisztensek egyre nagyobb teret hódítanak kis hazánkban is, aminek én kimondottan örülök, hisz jómagam is a Virtuális Asszisztensek táborának képviselője vagyok.
A vállalkozások nagy része kezdi felismerni és elismerni az online térben dolgozó, virtuális asszisztencia nagyszerűségét.
Aki valaha már dolgozott együtt virtuális asszisztenssel, az bizonyosan tudja, hogy milyen mértékben is képes segíteni, előremozdítani a munkát, ha valaki tud delegálni és tudja, hogy mikor érdemes kiszervezni.
A legtöbb kérdés azonban a virtuális asszisztensi árak mellett mégis csak az, hogy mit lehet átadni egy online asszisztensnek, mik is a virtuális asszisztens feladatai.
Ha 3-4 éve kapom ezt a kérdést, akkor még én sem tudtam volna olyan könnyedén válaszolni, de a tapasztalat meghozta magával a válaszokat is.
Vegyük sorba, hogy mik is lehetnek a virtuális asszisztensi szolgáltatási paletta részei:
2. Általános, személyi asszisztencia jellegű feladatok:
A virtuális asszisztensek döntő többsége valamilyen adminisztratív jellegű munkatapasztalattal rendelkezik mielőtt létrehozza az online asszisztensi vállalkozását.
Az irodai adminisztrációban a következő területeken működhetünk együtt virtuális asszisztenssel:
- szerződések kiküldése, iktatása
- számlázási feladatok
- projekt munkákhoz kapcsolodó adminisztratív feladatok
- telefonos vagy emailes ügyfélkommunikáció
- időpont egyeztetés, naptár kezelés
- táblázatkezelés, különböző statisztikák jelentések készítése
- megrendelések feldolgozása
- webáruházzal kapcsolatos szolgáltatások:
- termékek feltöltése a webáruházba, termékleírások fordítása
- termékek árainak frissítése- akár évente, akár az aktuális akciós kampányok előtt
- hírlevelek kiküldése
Közösségi média feladatok
A közösségi média felületek kezelése az egyik legnépszerűbb virtuális asszisztensi feladat.
A virtuális asszisztensek feladata eltérhet akkor, ha online asszisztensről vagy online marketing asszisztenssel dolgozunk együtt.
Nagyon fontos erről beszélnünk, mert nem szabad összemosni a virtuális asszisztensi feladatokat a marketing feladatokkal.
Természetesen vannak olyan marketing területről érkező virtuális asszisztensek is, akik marketing tanulmányokkal, tapasztalatokkal kínálnak marketing asszisztensi vagy marketing menedzseri feladatokat is. Ez esetben azonban a díjszabás a 2 szakmának teljesen más lesz.
3. Virtuális asszisztensként a közösségi médiában
A közösségi média csatornák kiválasztása az adott vállalkozás számára mindenképpen stratégiai feladat.
Ha tudjuk, hogy ki a célcsoportunk, akkor könnyebben el tudjuk dönteni, hogy melyik social csatornán keresztül szeretnénk hozzájuk eljutni.
A leggyakoribb:
- Youtube
- Tiktok
A socail media felületeink akkor a leghasznosabbak az üzletünknek, ha tudjuk, hogy pontosan mit szeretnénk elérni.
A kisvállalkozások számára az ismertség elérése a kezdeti időkben talán az egyik legnehezebb feladat.
Több kisvállalkozóval is dolgoztam már, akik számára a termék előállítása nem okoz gondot, megfelelő az adott piacra, de a közösségi médiában nehezen mutatják meg magukat, nem is tudják hogyan fogjanak hozzá. Így viszont sok potenciális vevőtől esnek el.
Hogyan profitálhatnak abból, ha virtuális asszisztenssel dolgoznak együtt?
Aki pl. kézműves terméket készít, ő valószínűleg termékfotókkal rendelkezik, illetve megálmodta azt is, hogy miért pont az Ő terméke a legalkalmasabb a piacra.
A kiválasztott social media felületekre ezeket a posztokat a virtuális asszisztensünk be tudja időzíteni.
Kezelni tudja a beérkező megrendeléseket, tud válaszolni a feltett kérdésekre.
Vagy az is elég lehet sok esetben, ha összegyűjti a kérdéseket, amiket egy csokorba összegyyűjtve továbbít a vállalkozó felé. A kapott válaszokat pedig már szintén el tudja juttatni az érdeklődőknek.
Miért is jó ez?
Időt és energiát spórol ezzel annak a vállalkozónak, akinek a kreatív, alkotási folyamatot nem kell megszakítani a válaszolással. A megrendelő/ érdeklődő pedig nem marad válasz nélkül, és pozitív benyomást kap már az első pillanatban a vállalkozásról.
4. Virtuális vagy online asszisztens további szolgáltatások
Aki szeretne jelen lenni folyamatosan az online világban, az a blogolást sem hanyagolhatja el.
Virtuális asszisztensként a Worpress weboldalak kezelése az egyik leggyakoribb szolgáltatás.
A blogolás- szakértő cikkek írása sokakak nehezére esik, mert valóban nem egyszerű folyamatos, érdekes témákat felsorakoztatni hétről- hétre.
Tipp: legyen egy adott témája minden adott hónapnak: erre készítsünk tematikát és indítsunk sorozatot, ha meg van a téma és le tudjuk bontani tovább 4 altémára, akkor tulajdonképpen egy havi vagy kétheti cikkel már meg is vagyunk.
A virtuális asszisztens feladata ez esetben lehet az is, hogy keres nekünk jogtiszta képeket a cikkel kapcsolatban (pl. Pixabay), és formázva felteszi, majd publikálja a cikkünket.
Ezután pedig a social media felületeken is be tudja időzíteni a cikket, hiszen hiába írtuk meg a világ legérdekesebb bejegyzését, ha nem hall rólunk a célközönségünk.
Ugyanezt a cikket, pedig akár a hírlevelünkben is meg lehet osztani, és erre szintén kérhetünk ajánlatot virtuális asszisztensüktől.
5. Pénzügyi, könyvelés előkészítési feladatok virtuális asszisztensként
Ez is egy rendkívűl sokrétű feladat és itt sem mindegy, hogy az adott online asszisztensnek milyen előképzettsége van.
Alkalmazotti éveim során a külföldi partnerekkel való kapcsolattartás mellett, a számlázás volt azon feladatok egyike, amelyek napi szinten fordultak elő.
A számlák ellenőrzése, iktatása is ide tartozott, de a könyvelési rész, értelemszerűen nem.
6. Utazásszervezés és turizmus területén milyen feladatokat láthat el egy virtuális asszisztens?
Végzettségem szerint idegenforgalmi és szállodaipari közgazdász vagyok, ennek ellenére ezen a szakterületen töltöttem el a legkevesebb időt.
Utazászszervezésben is nagyon sokszor találunk olyan folyamatokat, amelyet ki lehet szervezni egy virtuális asszisztensnek.
A legegyértelműbb, és a legtöbbször előforduló feladat:
- hotelszobák foglalása
- repülőjegy árak összehasonlítása és foglalása
- kirándulási lehetőségek összegyűjtése a célországban, városban, ahová ügyfelünk utazik
- étteremfoglalás
7. Hogyan adjam át a feladatokat a virtuális asszisztensnek?
Delegálj gyorsan és hatékonyan!
A kiszervezés, delegálás, azaz egy –egy munkafolyamat átadása virtuális asszisztensnek nem mindig egyszerű. Akik azonban elkezdik a részfeladatok kiadását mindig az az első kérdés, hogy miért nem előbb kezdtem el?
Ezt a témát járom körbe ebben a cikkemben.
