Mikor és hogyan keressek virtuális asszisztenst?
- Mi az a munka mennyiség és típus, ahol már érdemes a kiszervezésen elgondolkodni és virtuális asszisztenst keresni?
- Hogyan keressek megbízható virtuális asszisztenst?
- Milyen tulajdonságokkal rendelkeznek a legjobb virtuális asszisztensek?
- Hogyan alakulnak a virtuális asszisztensi óradíjak
1. Mi az a munka mennyiség és típus, ahol már érdemes a kiszervezésen elgondolkodni és virtuális asszisztenst keresni?
Az egyéni és kisvállalkozók gyakran túl nagy terhet cipelnek és nem értik, hogy miért nem haladnak előre, miért nem tudnak egyről a kettőre lépni. Kívülről úgy tűnhet, hogy a többi vállalkozó társuk, akikkel közel azonos időben indultak, már szárnyalnak és sokkal előbbre jutottak. Vajon mi lehet a titkuk?
Van egyáltalán bármiféle titok, vagy csupán szerencsés csillagzat alatt születtek és ezért valahogy mindig ők azok, akik már előre tudják a trendeket? Ők azok, akik mindig egy lépéssel a konkurencia előtt járnak?
Mi lehet a fő különbség a 2 csoport között?
Ha megkérdezünk egy sikeres vállalkozót, hogy mit gondol, hogyan érte ezt el egyedül?
Majdnem biztos vagyok abban, hogy azt fogja válaszolni, hogy nem egyedül tette.
Jöhet is a következő neki szegezett kérdés: –Te nem egyéni vállalkozó vagy?
-Ja, de igen, de ez nem jelenti azt, hogy egyedül dolgozom.
Következő értetlenkedő kérdés:
-Ki mered adni a kezedből a munkát?
Nem vagy emiatt frusztrált, nem aggódsz, hogy nem pont úgy lesz elvégezve egy feladat, ahogy elképzelted?
– Ó, pont ezt remélem.- folyatódna a párbeszéd.
– Pontosan mit is remélsz?
-Hogy nem pont úgy lesz elvégezve egy adott feladat, hanem remélhetőleg sokkal jobban.
Sokkal gyorsabban és profibb módon.
– Akkor most már áruld el, hogy kivel dolgozol?
Több külsős vállalkozóval dolgozom együtt:
- marketingessel
- könyvelővel
- ügyvéddel
- virtuális asszisztenssel
Ez így már nem is tűnik olyan magányos munkavégzésnek. A csapatmunka a vállalkozói életben is éppen olyan fontos, mint egy multinacionális cégnél.
Nem kell megvárni, hogy egy projekt már olyan szinten elszabaduljon, hogy a gyeplőt már nemhogy megfogni nem tudjuk, de már nem is látjuk.
Ha új projektbe kezdünk már ez elején érdemes bevonni az összes érintettet: marketingest, könyvelőt és nagyon ajánlott már ekkor keresni egy virtuális asszisztenst is. Ők nem csupán segítenek az ötletelésben, de ők azok, akik a kivitelezésben is végig ott lesznek mellettünk.
A vállalkozásban épp elég sok a gondolkodnivaló, vezetőként az admininsztráció az utolsó amivel szeretnénk foglalkozni.
2. Hogyan keressek megbízható virtuális asszisztenst?
Virtuális asszisztenst keresni nem nehezebb, mint egyéb más szolgáltató/ közreműködő partnert találni. Akár ajánlások útján, akár a közösségi média felületen kereshetünk virtuális asszisztenst.
Szakmai csoportokba írjuk ki, hogy virtuális asszisztenst (online asszisztenst) keresünk egy adott feladatra.
Hova érdemes kiposztolnunk, hogy virtuális asszisztenst keresünk?
Online marketing csoportokba, vállalkozói csoportokba, webáruház indítással kapcsolatos csoportokba, illetve direkt virtuális asszisztenst kínáló csoportokba. A virtuális asszisztensek is vállalkozók és ugyanúgy foglalkoznak a saját marketingükkel és pénzügyeikkel, így valószínűleg jelen lesznek ezekben a csoportokban.
A virtuális asszisztensek facebook oldalán el tudjuk olvasni az ajánlásokat, ha van weboldal, akkor pedig még komplexebb képet kaphatunk a leendő asszisztensünkről.
Ha egy kiválasztott szakterületre keresünk virtuális asszisztent (VA-t), akkor talán a legegyszerűbb a dolgunk. Ilyenkor célirányosan kereshetünk a virtuális asszisztenst megfelelő fórumokon. Ez esetben lehet, hogy szűkebb lesz a kínálat, de talán így választani sem lesz olyan nehéz.
Milyen típusú feladatokat adhatunk ki a kezünkből egy virtuális asszisztensnek:
Általános adminisztratív területre kereshetünk VA-t , mint pl.:
- számlázási feladatok ellátására
- táblázatok, kimutatások vezetése
- excel táblázatok rendbetétele
- dokumentumok szerkesztése
- ügyfélszolgálati teendők magyarul vagy idegen nyelven
- emailek megválaszolása
- naptár menedzsment
- ügyféltámogatás
Weboldallal kapcsolatos teendőkre:
- WP weboldal karbantartása
- webáruház termékeinek feltöltéséhez
- blogbejegyzések weboldalra feltöltéséhez
- pop-up vagy banner készítéséhez a weboldalra
- automatizált hírelvél küldő rendszer létrehozásához
Social media manager feladatokra:
- közösségi média felületek kezeléséhez
- új felhasználói fiók létrehozásához – fb oldal, instragram, Linkedin vagy pinterest fiók
- képek szerkesztéséhez
- facebook csoport kezelése: moderátori feladatok elvégzéséhez
Titkárnői/ személyi asszisztensi / Rendezvényszervezői feladatokra:
- utazásszervezési, repülőjegyfoglalás
- étteremfoglalás
- céges csapatépítő program összeállítására
- és még sorolhatnám a listát
3. Milyen tulajdonságokkal rendelkeznek a legjobb virtuális asszisztensek?
Te milyen típusú vállalkozó vagy? Ha erre a kérdésre tudod a választ, akkor azt is tudni fogod, hogy milyen virtuális asszisztenst keresel
A cél az, hogy a virtuális asszisztens és az ügyfél is úgy érezze, hogy jól tudnak együtt dolgozni. Pár dolog, tulajdonság, ami segít kicsit behatárolni, hogy melyek azok a tényezők, amiket fontosak lehetnek akkor, amikor kiválasztjuk a megfelelő virtuális asszisztenst:
A megfelelő kommunikáció alapvető fontosságú: ha „ egy nyelvet” beszéltek, akkor sokkal hatékonyabb lesz az együttműködés.
- pontosság és precizitás
- gyors reflektálás, adhoc feladat megoldások
- döntési képesség, vannak olyan helyzetek, amikor egy ügy azonnali megoldást kíván
- proaktívitás
- folyamatos megújulás, fejlődni akarás és tanulás. Ezt a részt nem lehet megúszni. Egy igazán jó virtuális asszisztensnek elemi igénye, hogy képezze magát nap, mint nap.
- kellő önismeret
Ezeket a felsorolt tényezőket mérlegelve már sokkal könnyebben és biztosabban tudunk virtuális asszisztenst keresni és ami még lényegesebb fogunk is találni.
Ha már kacérkodsz a gondolattal, hogy jó ötlet lenne pár feladatot kiszervezni, akkor biztosan érdekel, hogy kb. milyen áron is dolgozik virtuális asszisztens.
4. Hogyan alakulnak a virtuális asszisztensi óradíjak
Erről már korábban írtam egy cikket, ha érdekel az árazás, árszabás és hogy körülbelül mi fér bele egy órányi virtuális asszisztensi munkába, akkor itt elolvashatod .
Delegálj, szervezz ki! Amit még ma kiszervezhetsz egy virtuális asszisztensnek, azt ne halaszd holnapra!
A felszabadult idődet és energiádat pedig már ma a saját vállalkozásod építésére használhatod.
„Minden az időzítésen múlik.”
– Carl Lewis –
